Absensi tanpa membeli mesin apa pun
Absensi sekolah biasanya berarti belanja lebih dulu: mesin sidik jari di tiap gerbang, kabel, dan satu orang yang menariknya ke Excel tiap akhir bulan. Mesinnya rusak di tahun kedua, dan penggantinya dianggarkan lagi.
Di sini absensi berjalan di peramban. Petugas piket membuka halaman absensi di laptop atau HP yang sudah dipakai sekolah, menyalakan kameranya, dan siswa lewat satu per satu. Tidak ada aplikasi yang dipasang di perangkat siapa pun, dan tidak ada perangkat keras yang harus dibeli.
Sidik jari juga menuntut siswa menyentuh alat yang sama bergantian, pertimbangan yang sejak 2020 tidak lagi bisa diabaikan sekolah. Kartu dan wajah keduanya tidak menyentuh apa pun.
Dua cara mencatat: kartu pelajar dan wajah
Kartu pelajar dicetak sekolah lengkap dengan foto, logo sekolah, dan QR-nya sendiri, satu kelas sekaligus, dari halaman admin. Siswa menghadapkan kartunya ke kamera, namanya muncul, kehadirannya tercatat beserta jamnya.
Cara kedua tanpa kartu sama sekali: siswa menghadap kamera, dan wajahnya dicocokkan dengan foto yang sudah ada di sistem. Pencocokannya dibatasi pada siswa sekolah itu saja, jadi wajah yang mirip di sekolah lain tidak pernah ikut dibandingkan.
Keduanya ada berdampingan di satu halaman, dan petugas berpindah dengan satu tombol. Ketika sebuah wajah tidak dikenali, siswa baru potong rambut, cahaya gerbang terlalu terang, kacamata baru, tombol "absen dengan kartu" ada tepat di situ. Antrean tidak pernah berhenti karena satu wajah yang meragukan.
- Kartu QR: dicetak sekolah, dipakai juga untuk masuk ke akun siswa tanpa mengetik sandi.
- Wajah: acuannya foto siswa yang sudah diunggah, tanpa sesi pendaftaran wajah terpisah.
- Tanda manual: untuk siswa yang kartunya tertinggal, ditandai langsung dari daftar kelas.
Acuan wajahnya foto yang sudah Anda punya
Tidak ada tahap "pendaftaran wajah" yang harus dijadwalkan per kelas. Acuannya diambil dari foto profil siswa, foto yang sama yang tercetak di kartu pelajarnya, dan yang sudah diunggah admin saat memasukkan data siswa.
Siswa juga bisa mengganti fotonya sendiri dari akunnya. Begitu fotonya berganti, acuan wajah lama dibuang dan dihitung ulang dari foto yang baru, supaya siswa yang berubah penampilan tidak pelan-pelan berhenti dikenali tanpa ada yang tahu sebabnya.
Yang disimpan untuk pencocokan bukan fotonya melainkan ukuran numerik wajahnya, dan ukuran itu milik satu sekolah saja. Fotonya sendiri tetap berada di ruang berkas sekolah tersebut, yang tidak bisa dibuka sekolah lain.
Empat status, dan suratnya tersimpan di tanggalnya
Kehadiran bukan cuma hadir dan tidak. Setiap siswa bisa ditandai hadir, izin, sakit, atau alpa langsung dari barisnya di daftar kelas, satu klik, tanpa membuka jendela apa pun dulu.
Surat izin dan surat keterangan sakit diunggah ke tanggal itu juga, menempel pada catatan siswanya. Waktu wali kelas mempertanyakan ketidakhadiran bulan lalu, suratnya ada di tanggal yang dipersoalkan, bukan di map fisik ruang TU yang harus dicari dulu.
- Hadir: tercatat beserta jam masuknya.
- Izin: dengan surat dari orang tua yang bisa dilampirkan.
- Sakit: dengan surat keterangan yang bisa dilampirkan.
- Alpa: tanpa keterangan.
Kalender dulu, baru daftar siswanya
Halaman absensi dibuka sebagai kalender, mingguan atau bulanan, dan setiap tanggalnya sudah menunjukkan berapa yang hadir dan berapa yang tidak. Wali kelas melihat pola satu bulan sebelum membuka satu hari pun, hari apa yang selalu sepi, pekan mana yang timpang.
Mengklik satu tanggal membuka daftar siswa hari itu: statusnya, tombol untuk mengubahnya, surat yang terlampir, dan penyaring untuk melihat hanya yang izin, hanya yang sakit, atau semua yang tidak hadir sekaligus.
Susunannya sengaja dipisah menjadi tiga layar: kalender, satu hari, lalu detail satu siswa. Satu halaman yang memuat ketiganya sekaligus memang lebih sedikit klik, tetapi tidak ada yang bisa membacanya.
Rekap satu semester: grid atau daftar
Rekap rentang menerima tanggal berapa pun, dengan pintasan satu pekan, satu bulan, dan satu semester. Hasilnya bisa dibaca dengan dua cara, dan keduanya menjawab pertanyaan yang berbeda.
Bentuk GRID menurunkan nama siswa ke bawah dan tanggal ke samping, satu warna untuk tiap status, hijau hadir, merah alpa, biru izin, kuning sakit. Yang terbaca dari sana adalah polanya: siswa yang selalu absen di hari yang sama, atau satu pekan yang kosong untuk seluruh kelas.
Bentuk DAFTAR menurunkan nama dengan angkanya masing-masing: hadir sekian, alpa sekian, izin sekian, sakit sekian, beserta persentase kehadirannya. Yang terbaca dari sana adalah siapa, daftar yang dipakai wali kelas saat menyiapkan pertemuan dengan orang tua.
Orang tua bisa memeriksanya sendiri, tanpa akun
Rekap kehadiran anak bisa dibuka orang tua lewat halaman Cek Nilai, cukup dengan nomor induk dan tanggal lahir anaknya, tanpa membuat akun dan tanpa meminta tolong wali kelas.
Ini mengurangi jenis pertanyaan yang paling banyak memakan waktu guru: pesan WhatsApp satu per satu menanyakan anaknya masuk atau tidak hari itu.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah sekolah harus membeli mesin absensi?
Tidak. Absensi berjalan di peramban dengan kamera perangkat yang sudah dimiliki sekolah, laptop petugas piket atau HP guru. Tidak ada mesin sidik jari, pemindai khusus, atau aplikasi yang harus dipasang.
Bagaimana kalau wajah siswa tidak dikenali?
Di layar yang sama tersedia tombol untuk beralih ke pindai kartu, jadi antrean tidak berhenti. Siswa juga bisa ditandai manual dari daftar kelas. Wajah yang sering gagal dikenali biasanya berarti fotonya perlu diperbarui, dan mengganti fotonya otomatis memperbarui acuannya.
Kalau siswa lupa membawa kartu pelajarnya?
Ia bisa absen dengan wajah, atau ditandai hadir manual oleh guru dari daftar kelas hari itu. Kartu pengganti juga bisa dicetak ulang kapan saja dari halaman admin, satu siswa atau satu kelas sekaligus.
Data wajah siswa disimpan di mana?
Yang disimpan untuk pencocokan adalah ukuran numerik wajah, bukan foto tambahan, dan ukuran itu terikat pada satu sekolah, tidak pernah dibandingkan dengan siswa sekolah lain. Foto profil siswa sendiri tersimpan di ruang berkas sekolah tersebut dan tidak bisa dibuka sekolah lain.
Surat izin dan surat sakit bisa diunggah?
Bisa, langsung ke tanggal dan siswa yang bersangkutan. Suratnya menempel pada catatan kehadiran hari itu, jadi bisa dibuka kembali kapan pun ketidakhadiran tersebut dipertanyakan.
Berapa biaya fitur absensinya?
Absensi memakai 1 token untuk setiap 10 siswa yang hadir dalam sehari — satu kelas berisi 30 siswa memakai 3 token per hari. Token juga dipakai pengerjaan ujian dan pengumpulan tugas; kelas, materi, raport, dan perpustakaan tidak dipungut token. Langganan Rp 3.500 per siswa per bulan memakai semuanya tanpa batas.
Apakah rekapnya bisa langsung dipakai untuk raport?
Bisa. Di Pengaturan Raport, pilih sumber kehadiran “Sistem absensi” dan nyalakan “Tampilkan kehadiran”: jumlah hadir, izin, sakit, dan alpa di raport lalu dihitung sendiri dari absensi harian sepanjang semester itu, tanpa ada yang mengetik ulang. Sekolah yang mencatat kehadirannya di luar sistem tetap bisa memilih “Ledger” dan mengisinya lewat templat Excel.
Baca juga
Mulai dari satu kelas, pekan depan
Absensi tidak menunggu apa pun: daftarkan sekolah, masukkan satu kelas, cetak kartunya, dan piket Senin pagi sudah bisa memakainya — 500 token gratis untuk sekolah baru sudah cukup untuk berminggu-minggu. Data siswa dari sistem lama bisa diunggah lewat templat Excel, atau kami bantu pindahkan.